Ce classeur Excel sert à centraliser le suivi sponsoring d’un événement : organisations prospectées, échanges, prochaines actions, montants proposés, accords, encaissements et engagements envers les partenaires.
La feuille de calcul relie les onglets « Synthèse », « Paramètres », « Suivi sponsors » et « Contreparties ». Les données d’exemple sont fictives et doivent être remplacées avant une utilisation réelle.
Ce que ce tableau aide à suivre
- Centraliser les prospects, les contacts, les montants et les prochaines actions dans un même fichier.
- Prioriser les relances grâce aux échéances, au nombre de jours restant et aux alertes calculées.
- Distinguer la valeur proposée, la valeur pondérée, la valeur contractualisée et le montant reçu.
- Contrôler les contreparties promises, leur responsable, leur statut et leur date de réalisation.
Contenu du classeur
Commencer à l’utiliser
Paramétrer l’événement
Commencez par la feuille « Paramètres » pour renseigner le nom et la date de l’événement, l’objectif de sponsoring, le délai d’alerte et les listes utilisées dans le classeur.
Mettre à jour les sponsors
Consacrez une ligne à chaque organisation dans « Suivi sponsors », puis complétez son statut, les dates de contact, la prochaine action, son échéance et les montants concernés.
Enregistrer les contreparties
Ne remplacez pas l’ID sponsor par son nom dans « Contreparties » : cet identifiant relie chaque engagement à la ligne correspondante de « Suivi sponsors ».
Contrôler les priorités
Filtrez les alertes en retard ou à échéance, puis consultez « Synthèse » pour suivre le pipeline pondéré, la valeur contractualisée, les encaissements et le reste à sécuriser.
Organisation du classeur de suivi sponsoring
Le fichier comprend quatre feuilles complémentaires. « Paramètres » contient les informations de l’événement et les listes de référence. « Suivi sponsors » rassemble les données commerciales. « Contreparties » suit les engagements opérationnels. « Synthèse » regroupe les indicateurs calculés.
Ce classeur reste un outil local d’aide à la priorisation. Il ne remplace ni un CRM, ni un budget comptable, ni un contrat ou un document officiel.
Paramétrer l’événement et les listes de saisie
Dans « Paramètres », les cellules B2 à B5 accueillent le nom de l’événement, sa date, l’objectif de sponsoring et le délai d’alerte. L’exemple fictif indique le 20 novembre 2026, un objectif de 100 000 € et un délai de 14 jours.
Les colonnes D et E associent les statuts commerciaux à des probabilités. Les autres listes couvrent les offres, les types d’apport, les responsables internes, les catégories de contreparties et leurs statuts. Ces valeurs peuvent être adaptées dans les plages prévues.
Saisir et actualiser les sponsors
La feuille « Suivi sponsors » utilise les lignes 2 à 111. Chaque ligne comporte un ID unique, une organisation, un secteur, une offre, un type d’apport, un statut, un contact, un référent, des dates, une prochaine action, des montants et des notes.
Les colonnes M, N et O correspondent respectivement à la valeur proposée, à la valeur contractualisée et au montant reçu. La validation de la colonne O prévoit un montant positif ne dépassant pas la valeur contractualisée de la ligne.
Comprendre les calculs et les alertes
Les colonnes P à S de « Suivi sponsors » contiennent des formules préremplies. La probabilité est récupérée à partir du statut, puis la valeur pondérée est calculée en multipliant cette probabilité par la valeur proposée.
L’échéance de la prochaine action alimente le nombre de jours restant et l’alerte. Un dossier actif peut afficher « À planifier », « En retard », « À échéance » ou « OK ». Pour les statuts « Signé », « Refusé » et « Abandonné », l’alerte reste vide.
Cas pratique : interpréter une opportunité fictive
La ligne fictive SP-003 présente une valeur proposée de 12 000 € et le statut « Échange en cours ». Dans les paramètres fournis, ce statut correspond à une probabilité de 40 %, soit une valeur pondérée de 4 800 €.
Cette valeur alimente le pipeline de la synthèse, mais elle ne constitue pas un montant signé. L’action prévue est un échange de cadrage avec une échéance au 15 septembre 2026. Son alerte dépend de la date du jour et du délai configuré.
Erreurs courantes et solutions dans le fichier
- Un ID sponsor dupliqué ne respecte pas la validation de la colonne A : attribuez un identifiant unique à chaque organisation.
- Un montant reçu supérieur à la valeur contractualisée ne respecte pas la règle de la colonne O : vérifiez les montants saisis sur la ligne.
- Une contrepartie sans ID sponsor ou avec un ID absent de « Suivi sponsors » produit une alerte dédiée en colonne J : corrigez la référence.
- Une action ou une contrepartie sans échéance affiche « À planifier » : ajoutez une date lorsque celle-ci est connue.
- L’ajout de données au-delà des plages préparées exige d’étendre les formules, validations, filtres et calculs de synthèse.
Comparaison des indicateurs financiers du suivi
Les indicateurs ne décrivent pas le même stade de la relation avec un sponsor. Le tableau suivant précise leur sens dans le classeur.
| Indicateur | Signification dans le fichier | Emplacement ou calcul | Usage |
|---|---|---|---|
| Valeur proposée | Montant envisagé pour l’organisation suivie | Colonne M de « Suivi sponsors » | Mesurer le volume des propositions |
| Probabilité | Coefficient associé au statut commercial | Colonne P, depuis « Paramètres » | Pondérer une opportunité sans garantir sa signature |
| Valeur pondérée | Valeur proposée multipliée par la probabilité | Colonne Q | Alimenter le pipeline pondéré de la synthèse |
| Valeur contractualisée | Montant enregistré comme contractualisé | Colonne N | Calculer la valeur contractualisée et le reste à sécuriser |
| Montant reçu | Somme encaissée et saisie dans le suivi | Colonne O | Suivre les encaissements déclarés dans le fichier |
Questions fréquentes
Que faut-il modifier avant d’utiliser ce fichier Excel ?
Remplacez le nom et la date de l’événement, l’objectif financier, le délai d’alerte et les listes de référence, puis supprimez ou remplacez les exemples fictifs.
Comment le pipeline pondéré est-il calculé ?
La valeur proposée de chaque sponsor est multipliée par la probabilité associée à son statut. La feuille « Synthèse » additionne les valeurs pondérées des lignes 2 à 111.
Quelle différence existe entre les montants proposés, contractualisés et reçus ?
Le montant proposé correspond à la valeur envisagée, le montant contractualisé à la valeur enregistrée comme formalisée et le montant reçu à la somme effectivement encaissée puis saisie dans le fichier.
Peut-on personnaliser les statuts commerciaux ?
Oui. Les statuts et leurs probabilités se modifient dans la plage prévue de « Paramètres ». Chaque probabilité doit rester comprise entre 0 et 1.
Peut-on ajouter plus de 110 sponsors ?
Oui, à condition de prolonger les formules, les validations, le filtre et les plages utilisées par la synthèse au-delà de la ligne 111.
Comment suivre les prestations dues aux sponsors ?
La feuille « Contreparties » permet de renseigner leur catégorie, leur description, leur responsable, leur échéance, leur statut, leur date de réalisation et l’ID du sponsor concerné.
À propos des auteurs
Aline BressonOrganisation événementielle et parcours d’utilisation
Julien MoreauStructure des classeurs et lecture des calculs
