Ce tableur Excel structure le suivi des devis liés à plusieurs événements. Il rassemble les offres, les montants, les dates de validité, les décisions et les prochaines actions dans quatre feuilles complémentaires.
La feuille de calcul facilite le suivi opérationnel grâce à un référentiel d’événements, une table de devis, des paramètres modifiables et une synthèse automatique des budgets, décisions et alertes d’échéance.
Ce que ce tableau aide à suivre
- Centraliser les devis associés à plusieurs événements dans un même classeur
- Comparer les montants HT avec les budgets cibles renseignés
- Repérer les devis expirés, proches de leur échéance ou sans date de validité
- Consulter une synthèse des décisions, montants retenus et situations par événement
Contenu du classeur
Commencer à l’utiliser
Configurer les paramètres
Renseignez la date de référence et adaptez le seuil d’alerte en jours dans la feuille Paramètres.
Créer les événements
Ajoutez chaque événement avec une référence distincte, son intitulé, ses dates et son budget indicatif HT.
Enregistrer les devis
Complétez les cellules de saisie de la feuille Devis, notamment la référence de l’événement, les dates, les montants, le statut et la décision.
Contrôler la synthèse
Consultez les indicateurs calculés et le tableau par événement pour identifier les dossiers sans devis ou nécessitant une action.
Une structure Excel en quatre feuilles
Le classeur répartit les informations entre quatre feuilles. Synthèse présente les indicateurs et la situation de chaque événement. Devis centralise les offres. Événements sert de référentiel, tandis que Paramètres contient la date de référence, le seuil d’alerte et les listes de choix.
Les tables Devis et Événements sont préparées sur 100 lignes chacune. La Synthèse peut également reprendre jusqu’à 100 événements.
Les données et calculs du suivi des devis
Chaque ligne de devis peut contenir un identifiant, une référence d’événement, une catégorie, un code d’offre, un prestataire, des dates, des montants, un statut, une décision, une prochaine action et un commentaire.
Les formules récupèrent l’intitulé de l’événement, calculent le montant TTC, l’écart HT, l’écart en pourcentage et le nombre de jours avant la date de validité. Le taux de taxe reste une hypothèse modifiable à confirmer selon le contexte.
Des alertes fondées sur une date de référence
Les alertes ne reposent pas automatiquement sur la date du jour. Elles utilisent la date définie dans Paramètres et le seuil d’alerte associé, fixé à 7 jours dans le fichier observé.
Un devis peut être qualifié de Retenu, Expiré, À traiter, Actif ou Échéance absente. La décision Retenu est prioritaire dans la formule d’alerte.
Cas pratique avec les données fictives du classeur
Le cas de démonstration associe trois devis à l’événement fictif EVT-DEMO-01. Avec la date de référence du 8 septembre 2026, le devis valable jusqu’au 7 septembre est expiré. Celui valable jusqu’au 12 septembre entre dans le seuil de 7 jours et doit être traité.
Le troisième devis est marqué Retenu. Son montant de 3 200 € HT avec un taux saisi de 20 % produit un montant calculé de 3 840 € TTC. Ces valeurs sont fictives et servent uniquement à illustrer le fonctionnement du suivi.
Erreurs courantes et solutions
Contrôles à effectuer : une référence absente du référentiel affiche « Référence inconnue » ; il faut alors corriger la référence ou créer l’événement correspondant. Une date de validité manquante produit l’alerte « Échéance absente » et doit être complétée si elle est connue.
Une date de référence non actualisée fausse la lecture opérationnelle des échéances. Un montant ou un taux incorrect modifie les calculs TTC et les écarts. Enfin, la fonction XLOOKUP utilisée pour récupérer l’intitulé peut nécessiter une version compatible d’Excel.
Comparaison des rôles de chaque feuille
| Feuille | Rôle principal | Données ou résultats | Type d’usage |
|---|---|---|---|
| Synthèse | Aide à la lecture | Indicateurs, alertes et situation par événement | Consultation |
| Devis | Suivi détaillé des offres | Dates, montants, statuts, décisions et calculs | Saisie et contrôle |
| Événements | Référentiel événementiel | Références, intitulés, dates et budgets indicatifs | Saisie de référence |
| Paramètres | Configuration du suivi | Date de référence, seuil et listes de choix | Réglage |
Périmètre et précautions d’utilisation
Le fichier est un outil interne d’aide à la décision. Il ne constitue ni un document officiel, ni une certification, ni un conseil juridique ou fiscal. Les exemples présents sont entièrement fictifs et doivent être remplacés ou supprimés avant un usage réel.
Le classeur ne contient aucun graphique. Sa synthèse repose sur des indicateurs et un tableau calculé à partir des feuilles Devis, Événements et Paramètres.
Questions fréquentes
Que permet de suivre ce fichier Excel ?
Il permet de suivre les devis événementiels, leurs montants, leurs dates de validité, leurs statuts, les décisions prises et les prochaines actions associées.
Comment un devis est-il rattaché à un événement ?
La feuille Devis utilise la référence enregistrée dans la feuille Événements. L’intitulé correspondant est recherché automatiquement, tandis qu’une référence absente est signalée comme inconnue.
Comment sont déterminées les alertes d’échéance ?
Les alertes comparent la date de validité du devis avec la date de référence et le seuil définis dans Paramètres. Elles peuvent indiquer Retenu, Expiré, À traiter, Actif ou Échéance absente.
Le fichier compare-t-il les devis aux budgets ?
Oui. Chaque devis peut être comparé à un budget cible HT grâce à un écart en montant et en pourcentage. La Synthèse affiche séparément le budget indicatif HT de chaque événement et le total TTC des devis retenus.
Les données fournies sont-elles réelles ?
Non. Les événements et devis visibles dans le classeur sont des exemples fictifs de démonstration. Ils doivent être remplacés ou supprimés avant l’utilisation du fichier avec des données réelles.
À propos des auteurs
Aline BressonOrganisation événementielle et parcours d’utilisation
Julien MoreauStructure des classeurs et lecture des calculs
