Suivi des dépenses d’un événement sur Excel

Ce que ce tableau aide à suivre

• Centraliser les dépenses prévues, constatées et payées de plusieurs événements.
• Comparer le budget global aux montants enregistrés pour l’événement sélectionné.
• Repérer les écarts, les échéances dépassées et les sommes restant à payer.
• Analyser les dépenses par catégorie dans une synthèse qui exclut les lignes annulées.

Contenu du classeur

Commencer à l’utiliser

Configurer les événements

Dans la feuille « Paramètres », adaptez la date de référence, les statuts, les catégories et les taux de TVA, puis renseignez chaque événement avec son budget global TTC.

Enregistrer les dépenses

Dans la feuille « Dépenses », utilisez les cellules de saisie pour indiquer l’événement, les dates, la catégorie, la description, le prestataire, le statut, les montants et les références utiles.

Mettre à jour les montants

Complétez le montant HT constaté, le taux de TVA et le montant payé. Conservez les colonnes calculées afin que le TTC constaté, l’écart, le reste à payer et l’alerte soient déterminés par les formules existantes.

Analyser la synthèse

Sélectionnez un événement dans la liste de la feuille « Synthèse » pour consulter son budget, ses dépenses, son taux consommé et sa ventilation par catégorie.

Organisation du fichier de suivi des dépenses

Le classeur repose sur trois feuilles. « Synthèse » présente les indicateurs de l’événement sélectionné, « Dépenses » contient le détail des postes et « Paramètres » regroupe les listes, la date de référence et les budgets globaux TTC.

La liste déroulante de la synthèse est alimentée par les événements enregistrés dans les paramètres. Chaque ligne de dépense peut ainsi être rattachée au bon projet.

Informations et calculs du tableau des dépenses

Le tableau « tblDepenses » couvre actuellement les lignes 4 à 123, soit 120 lignes préconfigurées. Il comprend l’identifiant, l’événement, les dates, la catégorie, la description, le prestataire, le statut, les montants, l’échéance, la référence de pièce, l’alerte et le commentaire.

Le montant TTC constaté est calculé à partir du montant HT et du taux de TVA. L’écart compare le TTC constaté au montant prévu, tandis que le reste à payer correspond au TTC constaté diminué du montant payé, sans résultat négatif.

Lecture de la synthèse par événement

La synthèse affiche le budget global TTC, les dépenses prévues et constatées, le montant payé, le reste à payer, le disponible budgétaire et le taux consommé. Elle ventile également les montants selon les catégories enregistrées dans les paramètres.

Les dépenses annulées sont exclues de ces calculs. Le contrôle de concordance permet de rapprocher les indicateurs globaux et la ventilation présentée.

Cas pratique avec l’exemple fictif du classeur

Cas pratique : l’événement fictif « Séminaire fictif Alpha » possède un budget global TTC de 12 000 €. La dépense DEP-001 prévoit 4 200 € TTC pour une location d’espace fictive, soit 35 % de ce budget à elle seule, avant prise en compte des autres lignes.

Comme cette ligne porte le statut « Prévue » et ne contient pas encore de montant HT constaté ni de taux de TVA renseigné, son TTC constaté et son reste à payer ne sont pas calculés. L’exemple montre la transition entre une estimation budgétaire et une dépense effectivement constatée.

Erreurs fréquentes et solutions dans Excel

• Si un événement n’apparaît pas dans une liste, ajoutez-le dans le tableau des événements de la feuille « Paramètres » avec son budget.
• Si le TTC constaté reste vide, vérifiez que le montant HT et le taux de TVA sont tous les deux renseignés.
• Si le reste à payer ne s’affiche pas, contrôlez d’abord la présence du TTC constaté, puis celle du montant payé.
• Si une alerte d’échéance paraît incorrecte, vérifiez l’échéance, le solde restant et la date de référence définie dans « Paramètres ».
• Si une dépense ne doit plus compter dans la synthèse, utilisez le statut « Annulée » prévu dans le fichier.

Comparaison des montants prévus, constatés et payés

Les indicateurs ne sont pas interchangeables : chacun correspond à une étape différente du suivi financier.

Périmètre et limites du modèle

Les événements, montants et descriptions déjà présents sont des exemples fictifs à remplacer ou à confirmer. Les catégories proposées couvrent notamment le lieu, la technique, la restauration, la communication, le transport, l’hébergement, l’animation, les fournitures et les dépenses diverses.

Le fichier ne contient aucun graphique. Les taux de TVA doivent être adaptés au contexte de chaque dépense, et les budgets constituent des hypothèses internes de pilotage sans garantie contractuelle.

Questions fréquentes