Ce tableur Excel permet de préparer et de suivre le budget technique d’un événement. Il réunit 3 feuilles complémentaires pour configurer le projet, détailler les dépenses techniques et consulter une synthèse des montants prévus, engagés et réels.
Le tableau principal accepte jusqu’à 120 postes et calcule automatiquement les totaux HT, les engagements et les écarts. Les données présentes sont des exemples fictifs à remplacer avant toute utilisation sur un événement réel.
Ce que ce tableau aide à suivre
- Centraliser les postes techniques d’un événement dans un même fichier
- Comparer les montants prévus, engagés et réels hors taxes
- Repérer les saisies incomplètes grâce aux alertes automatiques
- Suivre l’enveloppe et les écarts globalement ou par catégorie
Contenu du classeur
Commencer à l’utiliser
Configurer l’événement
Dans la feuille « Paramètres », remplacez les informations fictives par le nom, les dates, l’enveloppe technique HT et le taux de réserve du projet. Les cellules jaunes servent de repères de saisie.
Adapter les listes proposées
Vérifiez les catégories, les statuts et les unités. Les emplacements existants alimentent les menus déroulants de la feuille « Budget technique ».
Renseigner les postes techniques
Saisissez pour chaque poste son identifiant, sa catégorie, sa description, sa date de besoin, sa quantité, son unité, son prix HT, sa remise éventuelle et son responsable interne.
Mettre à jour le suivi
Actualisez le statut, saisissez le montant réel lorsqu’il est connu, corrigez les alertes puis consultez la feuille « Synthèse » pour contrôler l’enveloppe et les écarts.
Organisation du budget technique dans Excel
Le classeur comprend les feuilles « Paramètres », « Budget technique » et « Synthèse ». La feuille Paramètres centralise le nom de l’événement, sa période, l’enveloppe technique HT, le taux de réserve et les listes proposées.
La feuille principale contient le tableau « tblBudget » sur la plage A1:R121. Elle couvre 120 lignes de postes et propose des colonnes pour la catégorie, le statut, la date de besoin, les quantités, les prix, le réel, le responsable, les alertes et les commentaires.
Calcul des montants prévus, engagés et réels
Le Total prévu HT correspond à la quantité multipliée par le prix unitaire HT, après application de la remise. Le résultat reste vide si la quantité ou le prix n’est pas renseigné.
Le montant engagé reprend le total prévu lorsque le statut est « Commandé » ou « Réalisé ». Le réel HT est saisi manuellement, puis le fichier calcule l’écart en valeur et en pourcentage par rapport au prévu.
Cas pratique à partir des données fictives
Le cas fictif du classeur porte sur une rencontre technique prévue du 14 au 16 octobre 2026, avec une enveloppe de 35 000 € HT et une réserve modifiable de 10 %. Ces valeurs servent uniquement à montrer le fonctionnement du fichier.
Pour la ligne de régie générale affichée, trois jours à 680 € produisent un prévu de 2 040 € HT. Le réel saisi est de 2 150 € HT, soit un écart de 110 € HT. La sonorisation de salle, à 2 800 € avec 10 % de remise, produit un prévu engagé de 2 520 € HT. Ces calculs illustrent seulement les lignes visibles et ne constituent pas le total du classeur.
Comparaison entre prévu, engagé et réel
Les trois niveaux de suivi répondent à des usages différents. Le tableau suivant précise leur signification dans ce fichier Excel.
| Indicateur | Origine | Interprétation | Traitement des annulations |
|---|---|---|---|
| Prévu HT | Quantité, prix unitaire et remise | Coût estimé du poste | Exclu de la synthèse si le statut est « Annulé » |
| Engagé HT | Total prévu des statuts « Commandé » ou « Réalisé » | Somme correspondant aux postes engagés | Un poste « Annulé » n’est pas comptabilisé comme engagé |
| Réel HT | Montant saisi dans la colonne « Réel HT » | Dépense effectivement renseignée | Exclu de la synthèse si le statut est « Annulé » |
Erreurs fréquentes et solutions
La colonne Alerte affiche « Montant incomplet » lorsque la quantité ou le prix unitaire HT manque. Complétez la donnée concernée sans remplacer les formules des colonnes calculées.
« Réel manquant » signale un poste marqué « Réalisé » sans montant réel. « Date manquante » apparaît pour un poste non annulé sans date de besoin. La date saisie doit également rester comprise dans la période définie dans les paramètres.
Lecture de la synthèse par catégorie
La feuille « Synthèse » reprend l’enveloppe technique HT, la réserve, le prévu hors annulations, l’engagé, le réel hors annulations, le solde prévisionnel et le taux de consommation.
Un second tableau ventile le prévu, l’engagé, le réel et l’écart réel/prévu selon les dix catégories configurables. La dernière ligne totalise les catégories utilisées.
Périmètre et bonnes pratiques
Le classeur travaille avec des montants HT et ne contient aucun calcul dédié à la TVA ou au TTC. Il ne prévoit pas non plus de suivi spécifique des fournisseurs, des factures, des échéances ou des paiements.
Avant utilisation, supprimez ou remplacez les exemples fictifs, contrôlez les listes proposées et conservez les formules existantes. Le taux de réserve est une hypothèse interne modifiable, et non une règle contractuelle, fiscale ou réglementaire.
Questions fréquentes
Combien de postes peut-on saisir dans ce budget technique événement Excel ?
Le tableau existant prévoit 120 lignes de saisie, de la ligne 2 à la ligne 121 de la feuille « Budget technique ».
Quelle est la différence entre le prévu, l’engagé et le réel ?
Le prévu est calculé à partir de la quantité, du prix unitaire HT et de la remise. L’engagé reprend ce montant pour les postes « Commandé » ou « Réalisé ». Le réel correspond au montant effectivement saisi.
Les postes annulés sont-ils inclus dans la synthèse ?
Non pour les indicateurs prévus et réels hors annulations. Un poste portant le statut « Annulé » n’est pas non plus comptabilisé comme engagé.
Peut-on modifier les catégories du budget technique ?
Oui. Dix emplacements de catégories sont prévus dans la feuille « Paramètres ». Ils alimentent les menus déroulants du tableau et la ventilation de la synthèse.
Le taux de réserve de 10 % est-il obligatoire ?
Non. Il s’agit d’une valeur fictive et modifiable entre 0 % et 100 %. Elle ne constitue pas une règle contractuelle, fiscale ou réglementaire.
Le fichier calcule-t-il la TVA et le montant TTC ?
Non. Les colonnes et les indicateurs du classeur portent sur des montants HT. Aucun calcul spécifique de TVA ou de total TTC n’est présent.
À propos des auteurs
Aline BressonOrganisation événementielle et parcours d’utilisation
Julien MoreauStructure des classeurs et lecture des calculs
