Ce tableur Excel de prévision des recettes de billetterie aide à préparer la programmation d’un événement fictif. Il rassemble, pour chaque séance, les hypothèses de capacité, de tarifs, de remplissage, d’invitations, de frais variables, d’objectif et de statut.
La feuille de calcul estime les billets payants, la recette brute, les frais variables et la recette nette. Sa synthèse consolide les résultats, signale les informations manquantes et présente la répartition mensuelle prévue, sans traiter de ventes réelles ni synchroniser une billetterie.
Ce que ce tableau aide à suivre
- Centraliser les hypothèses de billetterie pour chaque séance.
- Estimer automatiquement les billets payants et les recettes prévues.
- Comparer la recette nette aux objectifs individuels et globaux.
- Repérer les séances incomplètes ou sous le seuil de remplissage.
Contenu du classeur
Commencer à l’utiliser
Vérifier les paramètres généraux
Ouvrez la feuille Paramètres et contrôlez les hypothèses générales : début et fin de période, frais variables par défaut, objectif net global, seuil de remplissage et capacité maximale de travail.
Renseigner une ligne par séance
Dans Prévisions, saisissez le code, la date, le créneau, l’événement, l’espace, le responsable, la capacité, les tarifs, la part plein, le remplissage, les invitations, les frais, l’objectif et le statut.
Laisser les colonnes calculées intactes
Les colonnes N à Q et S produisent les billets payants, la recette brute, les frais variables, la recette nette et l’écart à l’objectif. Ne remplacez pas les formules par des saisies manuelles.
Contrôler puis arbitrer
Consultez la Synthèse, examinez d’abord les séances incomplètes ou sous le seuil d’alerte, puis filtrez Prévisions par date, statut, espace ou responsable avant toute décision.
Structure du fichier de prévision de billetterie
Le classeur comprend les feuilles Synthèse, Prévisions, Paramètres et Instructions. Prévisions propose 100 lignes préparées, de la ligne 6 à la ligne 105, avec une ligne par séance et des filtres sur les colonnes A à U.
Les informations saisies sont des hypothèses internes fictives. Les colonnes N à Q et S sont calculées, tandis que les autres colonnes servent à décrire la séance et ses hypothèses économiques.
Calcul des billets et des recettes prévues
Pour une séance active complète, les billets payants correspondent à la capacité multipliée par le taux de remplissage, arrondie, puis diminuée des invitations, sans résultat inférieur à zéro.
La recette brute utilise un tarif moyen pondéré entre tarif plein et tarif réduit. Les frais variables sont déduits pour obtenir la recette nette prévue. Si le tarif réduit est vide, le tarif plein le remplace ; si les frais par billet sont vides, la valeur de Paramètres!B8 est appliquée.
Cas pratique interprété à partir du fichier
La séance fictive BIL-2601 présente une capacité de 800 places, un remplissage de 82 % et 30 invitations. Le calcul donne 626 billets payants : 800 × 82 % = 656, puis 656 − 30 = 626.
Avec 70 % de tarif plein à 45 € et 30 % de tarif réduit à 30 €, le tarif moyen est de 40,50 €. La recette brute atteint 25 353 €, les frais variables à 2,20 € par billet représentent 1 377,20 € et la recette nette prévue s’établit à 23 975,80 €. Face à l’objectif de 20 000 €, l’écart prévu est positif de 3 975,80 €.
Lecture de la synthèse et du graphique mensuel
La Synthèse consolide les séances renseignées et actives, la capacité couverte par un taux, les billets payants, les recettes, les frais, l’objectif global et les écarts. L’indicateur des séances incomplètes doit être contrôlé avant d’interpréter les totaux.
Le graphique additionne les recettes nettes prévues sur six mois consécutifs à partir du mois de Paramètres!B6. Les séances portant le statut Annulée sont exclues de cette répartition.
Erreurs fréquentes et solutions
Contrôle prioritaire : un code séance vide laisse les résultats de la ligne vides, tandis qu’un doublon peut être signalé en rouge. Attribuez donc un code interne distinct à chaque séance.
Si la capacité, le taux de remplissage, les invitations ou le statut manquent, les billets payants ne peuvent pas être calculés. Si le tarif plein ou la part plein manque, la recette brute reste vide. Complétez les cellules requises, saisissez zéro pour les invitations lorsqu’il n’y en a pas et vérifiez que les taux sont compris entre 0 et 1.
L’absence de frais en colonne M n’est pas traitée comme zéro : le fichier reprend les frais par défaut. Une capacité supérieure à la limite de travail est signalée sans être bloquée ; elle doit être revue manuellement.
Comparaison avec une billetterie et un CRM
| Solution | Données traitées | Résultat | Limite dans ce contexte |
|---|---|---|---|
| Classeur Excel fourni | Hypothèses fictives par séance | Prévision des billets, recettes, frais et écarts | Aucune vente réelle ni synchronisation |
| Logiciel de billetterie | Transactions et réservations réelles | Suivi opérationnel des ventes | Fonction absente du classeur |
| CRM | Informations et interactions liées aux contacts | Suivi de la relation avec les publics | Aucune donnée de participant ou de client n’est attendue ici |
Le fichier sert donc à préparer un arbitrage budgétaire, et non à enregistrer des ventes ou à gérer des contacts.
Périmètre et contrôles avant décision
Ce classeur reste un outil de prévision fondé sur des hypothèses modifiables. Une hausse du remplissage ou des tarifs augmente mécaniquement les recettes estimées, tandis que les invitations et les frais réduisent le montant net.
Avant toute confirmation, vérifiez les lignes incomplètes, les dates, les capacités, les tarifs, les statuts et les objectifs. Le résultat ne constitue ni un engagement commercial, ni un barème, ni une garantie de recette.
Questions fréquentes
Comment calculer une prévision de recettes de billetterie dans Excel ?
Renseignez une ligne par séance avec la capacité, le taux de remplissage, les invitations, les tarifs, la part plein, les frais et le statut. Les colonnes N à Q calculent ensuite les billets payants, la recette brute, les frais variables et la recette nette.
Que se passe-t-il si les frais variables par billet sont vides ?
La formule utilise la valeur par défaut enregistrée dans Paramètres!B8, soit 2,50 € par billet dans le fichier fourni.
Les séances annulées sont-elles incluses dans les recettes prévues ?
Non. Les calculs des colonnes N à Q renvoient zéro pour une séance portant le statut Annulée, et la consolidation mensuelle exclut également ce statut.
Comment le tarif moyen d’une séance est-il calculé ?
Le fichier pondère le tarif plein et le tarif réduit selon la part plein saisie. Si le tarif réduit est vide, le tarif plein est utilisé à sa place.
Ce fichier Excel remplace-t-il un logiciel de billetterie ?
Non. Il prépare une estimation budgétaire à partir d’hypothèses fictives, sans enregistrer de ventes, de réservations, de remboursements ou de données clients.
À propos des auteurs
Aline BressonOrganisation événementielle et parcours d’utilisation
Julien MoreauStructure des classeurs et lecture des calculs
