Ce tableur Excel permet à un responsable d’organisation, de production ou de suivi budgétaire de planifier jusqu’à 100 échéances liées à un événement. Il rapproche les montants TTC prévus et réglés, calcule les soldes restants et signale les paiements qui nécessitent une attention.
La feuille de calcul s’appuie sur une date de référence, un horizon d’alerte, un budget maximal et d’autres hypothèses modifiables. Ses quatre feuilles servent à saisir les engagements, piloter les paramètres, consulter la synthèse et vérifier les règles d’utilisation. Les données déjà présentes décrivent un événement fictif et doivent être remplacées.
Ce que ce tableau aide à suivre
- Centraliser les échéances, les montants prévus et les règlements constatés.
- Repérer les soldes en retard ou dus dans l’horizon choisi.
- Comparer les engagements TTC avec un budget maximal modifiable.
- Prioriser les paiements à partir d’indicateurs et d’alertes calculés.
Contenu du classeur
Commencer à l’utiliser
Adapter les paramètres
Ouvrez la feuille Paramètres, puis remplacez la date de référence, la date et le nom de l’événement, l’horizon d’alerte, le budget TTC maximal, la TVA par défaut et le seuil de montant important.
Saisir chaque échéance
Dans Paiements, utilisez les cellules jaunes pour renseigner la référence, l’engagement, les acteurs, la date prévue, le montant HT, la TVA éventuelle, le statut et les informations de règlement.
Mettre à jour les règlements
Ajoutez la date réglée, le montant TTC constaté, le mode utilisé et le justificatif interne. Choisissez Partiel lorsqu’un solde subsiste ou Réglé lorsque l’échéance est entièrement couverte, puis contrôlez l’alerte après recalcul.
Arbitrer les paiements
Consultez la Synthèse pour examiner les retards, le solde restant, les montants à sécuriser dans l’horizon, la marge budgétaire et la décision proposée.
Un échéancier Excel délimité au suivi événementiel
Le classeur est un outil interne de planification et de contrôle des paiements d’un événement. Il convient aux revues d’engagements, au suivi budgétaire et à la préparation des validations de règlement.
Son périmètre n’inclut ni billetterie, ni CRM, ni import bancaire, ni synchronisation, ni relance automatique. Il ne fournit pas non plus de garantie comptable, contractuelle, juridique ou réglementaire.
Les données saisies et les calculs obtenus
Chaque ligne peut recevoir une référence, un lot ou engagement, un espace, un prestataire, un responsable, une date prévue, un montant HT, un taux de TVA, les informations du règlement, un statut, un mode, un justificatif et un commentaire.
Le montant TTC est calculé à partir du montant HT et de la TVA de la ligne, ou de la TVA par défaut si cette cellule est vide. Le fichier calcule aussi le nombre de jours avant l’échéance, le solde restant TTC et une alerte. Le solde est limité à zéro en cas de règlement supérieur au montant prévu.
Cas pratique : interpréter un règlement partiel en retard
La ligne fictive ECH-002 présente un acompte technique de 7 500 € HT avec une TVA de 20 %, soit 9 000 € TTC. Un montant de 4 500 € a été réglé et le statut indiqué est Partiel.
Avec une échéance au 1er septembre 2026 et une date de référence au 8 septembre 2026, le solde positif de 4 500 € est arrivé à échéance. La ligne doit donc être traitée comme un retard, sous réserve de vérifier que les montants et le statut saisis correspondent bien aux justificatifs internes.
Prioriser les alertes et la trésorerie proche
La colonne Alerte contrôle d’abord les données manquantes et les incohérences. Elle peut notamment afficher Date manquante, Montant manquant, Statut manquant, Aucun suivi, À vérifier, Soldé ou En retard. Les échéances positives comprises entre la date de référence et la fin de l’horizon alimentent également l’indicateur des montants à sécuriser.
Dans la synthèse, la décision proposée donne la priorité aux retards. En leur absence, elle signale une marge budgétaire négative, puis les paiements proches. Si aucune de ces conditions n’est remplie, elle indique qu’aucune urgence n’est détectée.
Comparaison des quatre feuilles du classeur
| Feuille | Rôle | Données utilisées | Résultat |
|---|---|---|---|
| Synthèse | Faciliter l’arbitrage | Paiements et paramètres | Totaux, retards, horizon, marge, décision et graphique |
| Paiements | Enregistrer les échéances et règlements | Saisies manuelles | TTC, délai, solde et alerte par ligne |
| Paramètres | Centraliser les hypothèses | Valeurs choisies par l’utilisateur | Seuils repris dans les formules |
| Instructions | Documenter le classeur | Structure réelle et exemples présents | Définitions et méthode de vérification |
Erreurs fréquentes et solutions
- Une date de référence ancienne fausse la lecture des retards : actualisez-la dans Paramètres avant chaque revue.
- Un statut Réglé avec un solde positif, un paiement supérieur au TTC prévu ou un statut non réglé avec un solde nul produit l’alerte À vérifier : rapprochez les montants, le statut et le justificatif.
- Une ligne annulée reste incluse dans le total réglé si un montant a été saisi : contrôlez séparément ce cas avant d’interpréter la synthèse.
- Les lignes ajoutées après la ligne 104 ne sont pas couvertes par les plages existantes : recopiez les formules et validations, puis adaptez les calculs de synthèse.
- Le graphique couvre seulement septembre à décembre 2026 : remplacez les mois sources et étendez sa plage pour une autre période.
Limites à connaître avant d’étendre le modèle
Le classeur conserve une seule date réglée et un seul montant réglé par ligne. Il peut représenter un règlement partiel, mais pas un journal détaillé de plusieurs versements successifs. La méthode de mise à jour du montant réglé doit donc rester cohérente avec le suivi interne choisi.
Les totaux prévus et les soldes excluent les lignes annulées, tandis que le total réglé additionne tous les montants saisis. Les indicateurs et le graphique reposent sur les 100 lignes préparées et doivent être adaptés si la structure ou la période de suivi change.
Questions fréquentes
Combien d’échéances ce fichier Excel permet-il de suivre ?
La feuille Paiements contient 100 lignes préparées, de la ligne 5 à la ligne 104. Les formules de la synthèse utilisent cette même plage.
Comment le classeur identifie-t-il un paiement en retard ?
Il compare la date prévue avec la date de référence. Une ligne cohérente dont la date est dépassée et dont le solde reste positif peut recevoir l’alerte En retard.
Peut-on enregistrer un règlement partiel ?
Oui. Il faut saisir le montant TTC déjà réglé et choisir le statut Partiel. Le solde restant correspond alors au montant TTC prévu diminué du montant réglé, sans pouvoir devenir négatif.
Quelle TVA est utilisée si le taux de la ligne est vide ?
La formule reprend la TVA par défaut définie dans Paramètres. La valeur d’exemple du classeur est de 20 %, mais elle reste modifiable.
La date de référence est-elle actualisée automatiquement ?
Non. Elle doit être saisie manuellement dans la feuille Paramètres afin de maîtriser la date utilisée pour calculer les retards et les délais.
Une ligne annulée est-elle exclue de tous les indicateurs ?
Non. Elle est exclue du total prévu, des soldes, des montants échus, de l’horizon et du graphique, mais son montant réglé reste inclus dans le total réglé s’il a été saisi.
À propos des auteurs
Aline BressonOrganisation événementielle et parcours d’utilisation
Julien MoreauStructure des classeurs et lecture des calculs
