Ce tableur Excel structure le suivi événementiel des contreparties sponsors : engagements promis, quantités réalisées, échéances, statuts, responsables et références internes.
Le classeur repose sur quatre feuilles complémentaires — Synthèse, Paramètres, Catalogue et Inventaire. Les sponsors, références, capacités et valeurs indicatives fournis en exemple sont fictifs ou modifiables et doivent être remplacés par les données validées de l’événement.
Ce que ce tableau aide à suivre
- Centraliser les contreparties attribuées à chaque sponsor.
- Comparer les quantités promises et les quantités réalisées.
- Repérer les retards, les échéances proches et les capacités négatives.
- Consulter une synthèse calculée du suivi événementiel.
Contenu du classeur
Commencer à l’utiliser
Configurer le suivi
Régler le cadre du suivi dans la feuille Paramètres en modifiant la date de suivi, le nom interne de l’événement et le délai d’alerte.
Adapter le catalogue
Définir l’offre de contreparties avec des codes uniques, des désignations, des catégories, des unités, des capacités prévues et, si nécessaire, des valeurs indicatives.
Renseigner les engagements
Enregistrer chaque attribution dans la feuille Inventaire avec le sponsor, le code de contrepartie, les quantités, l’échéance, le statut, la fonction responsable et la référence interne.
Mettre à jour le suivi
Piloter l’exécution en actualisant les quantités réalisées, les dates, les statuts et les commentaires, puis en consultant les alertes et la feuille Synthèse.
Organisation du fichier Excel
La feuille Paramètres contient la date de suivi, le nom interne de l’événement, le délai d’alerte et les listes utilisées dans le classeur. La feuille Catalogue décrit les contreparties disponibles. La feuille Inventaire enregistre les engagements par sponsor. La feuille Synthèse regroupe les principaux indicateurs et les capacités par catégorie.
Les feuilles Catalogue et Inventaire comprennent chacune 100 lignes de données préparées, des lignes 2 à 101. Les volets sont figés sous les en-têtes afin de conserver les intitulés visibles pendant la consultation.
Champs et calculs de l’inventaire
Chaque ligne de l’inventaire peut contenir un identifiant, un sponsor, un code de contrepartie, des quantités promise et réalisée, une échéance, un statut, une date de réalisation, une fonction responsable, une référence interne et un commentaire.
La désignation et la catégorie proviennent automatiquement du catalogue. Le reste à réaliser correspond à la différence positive entre les quantités promise et réalisée. La valeur indicative résulte de la quantité promise multipliée par la valeur unitaire associée au code.
Cas pratique interprété à partir du fichier
La ligne fictive INV-002 attribue au Sponsor Bêta une unité de la contrepartie NUM-01. Au 8 septembre 2026, aucune unité n’est réalisée, le statut est « En cours » et l’échéance est fixée au 10 septembre 2026.
Avec le délai d’alerte de 30 jours enregistré dans les paramètres, cette ligne est signalée comme « Échéance proche ». Le reste à réaliser est de 1 et la valeur indicative calculée est de 950 €. Lorsque la contrepartie est exécutée, la quantité réalisée, la date de réalisation et le statut doivent être actualisés ensemble.
Alertes, statuts et capacités restantes
Une ligne non livrée et non annulée est marquée « En retard » lorsque son échéance précède la date de suivi. Elle est marquée « Échéance proche » lorsque sa date se situe entre la date de suivi et la fin du délai d’alerte. L’alerte reste vide pour une ligne livrée, annulée ou sans échéance.
Dans le catalogue, la quantité attribuée additionne les engagements dont le statut n’est pas « Annulée ». La capacité restante soustrait cette quantité de la capacité prévue. Un résultat négatif signale une affectation supérieure à l’hypothèse de capacité enregistrée.
Erreurs courantes et solutions
- Un code absent du catalogue produit la mention « Code inconnu » : sélectionner un code existant ou compléter d’abord le catalogue.
- Un identifiant d’inventaire ou un code de catalogue dupliqué ne respecte pas le contrôle d’unicité : attribuer une valeur distincte à chaque ligne.
- Une quantité négative est incompatible avec la validation prévue : saisir un nombre entier supérieur ou égal à zéro.
- Une capacité restante négative indique une suraffectation : examiner les engagements non annulés ou ajuster l’hypothèse de capacité.
- Une ligne terminée mais laissée « En cours » peut conserver une alerte : mettre à jour la quantité réalisée, la date de réalisation et le statut.
Comparaison des feuilles Inventaire, Catalogue et Synthèse
Les trois feuilles répondent à des usages distincts et complémentaires. L’inventaire suit les engagements ligne par ligne, le catalogue encadre les types de contreparties et la synthèse agrège les résultats.
| Critère | Inventaire | Catalogue | Synthèse |
|---|---|---|---|
| Rôle principal | Suivre les contreparties attribuées aux sponsors | Définir les contreparties et leurs hypothèses | Présenter les indicateurs consolidés |
| Saisie principale | Sponsor, code, quantités, dates, statut et responsable | Code, désignation, catégorie, unité, capacité et valeur | Aucune saisie opérationnelle directe |
| Calculs | Reste à réaliser, valeur indicative et alerte | Quantité attribuée et capacité restante | Volumes actifs, livraisons, alertes, taux et totaux |
| Niveau de lecture | Une ligne par engagement enregistré | Une ligne par type de contrepartie | Vue globale et agrégation par catégorie |
Périmètre et limites du modèle
La synthèse affiche le nombre de lignes actives et livrées, les retards, les échéances proches, le taux de réalisation et la valeur indicative totale des lignes non annulées. Elle présente aussi les capacités prévues, attribuées et restantes par catégorie pour les éléments actifs du catalogue.
Les exemples du fichier sont fictifs. Les capacités et valeurs indicatives sont des hypothèses internes modifiables. Ce classeur ne remplace ni un contrat, ni un CRM, ni un budget, ni un outil de facturation.
Questions fréquentes
Comment une contrepartie est-elle signalée en retard ?
Une ligne non livrée et non annulée est signalée en retard lorsque sa date d’échéance est antérieure à la date de suivi définie dans la feuille Paramètres.
Comment modifier le délai des échéances proches ?
Modifiez la valeur « Délai d’alerte (jours) » dans la feuille Paramètres. Le fichier fourni utilise initialement un délai de 30 jours.
Comment ajouter une nouvelle contrepartie ?
Ajoutez une ligne dans le Catalogue avec un code unique, une désignation, une catégorie, une unité, une capacité prévue, une valeur indicative éventuelle et l’indication Oui ou Non dans la colonne Actif.
Comment connaître la capacité encore disponible ?
La colonne « Capacité restante » du Catalogue soustrait automatiquement les quantités attribuées non annulées de la capacité prévue. La Synthèse agrège aussi ce résultat par catégorie pour les éléments actifs.
Pourquoi la mention « Code inconnu » apparaît-elle ?
Cette mention apparaît lorsque le code saisi dans l’Inventaire ne correspond à aucun code du Catalogue. Il faut sélectionner un code existant ou créer correctement la contrepartie dans le Catalogue.
Les données d’exemple peuvent-elles être conservées ?
Les sponsors, références et commentaires affichés sont fictifs. Ils servent à illustrer le fonctionnement du classeur et doivent être remplacés par les informations validées de l’événement.
À propos des auteurs
Aline BressonOrganisation événementielle et parcours d’utilisation
Julien MoreauStructure des classeurs et lecture des calculs
