Ce classeur Excel permet de structurer le calendrier de communication d’un événement avant, pendant et après sa tenue. Il centralise les actions, les publics, les rôles responsables, les canaux, les dates, les statuts, les priorités et les montants.
La feuille de calcul facilite le suivi de la communication événementielle grâce à un calendrier de 120 lignes, des listes de saisie, trois colonnes calculées et une synthèse opérationnelle. Les données présentes dans le fichier illustrent un événement fictif et doivent être adaptées au projet.
Ce que ce tableau aide à suivre
- Centraliser les actions de communication liées à un événement.
- Planifier les échéances dans une période de campagne définie.
- Suivre les statuts, les priorités, les budgets et les coûts réels.
- Repérer les retards, les échéances proches et les dates manquantes.
Contenu du classeur
Commencer à l’utiliser
Configurer la campagne
Remplacez les paramètres fictifs par le nom, le type, les dates, le budget de communication et l’horizon d’alerte de votre événement.
Planifier les actions
Dans les cellules jaunes du calendrier, renseignez chaque action, sa phase, son canal, son public, le rôle responsable, sa date prévue, son statut et sa priorité.
Mettre à jour la réalisation
Ajoutez la date réalisée, le coût réel et les notes au fil de la campagne. Les colonnes automatiques calculent les jours avant l’événement, l’écart budgétaire et l’alerte.
Contrôler la synthèse
Consultez les indicateurs pour suivre les actions par statut, les alertes, les montants saisis, le solde sur les coûts réels, le taux d’avancement et la répartition par canal.
Un calendrier Excel structuré pour la communication événementielle
La feuille Calendrier propose 120 lignes d’action, des lignes 4 à 123. Chaque entrée peut comporter un identifiant, une action, une phase, un canal, un public, un rôle responsable, deux dates, un statut, une priorité, deux montants et des notes.
Le tableau nommé tblCalendrier couvre les cellules A3 à P123. Les cellules de saisie sont distinguées des colonnes de calcul afin de séparer les informations modifiables des résultats automatiques.
Des paramètres pour délimiter la campagne
La feuille Paramètres regroupe le nom et le type de l’événement, sa date, le début et la fin de campagne, le budget de communication et l’horizon d’alerte. Les dates saisies dans le calendrier doivent appartenir à la période définie.
Le budget accepte une valeur positive ou nulle. L’horizon d’alerte, exprimé en jours, détermine à quel moment une action à venir est signalée comme proche de son échéance.
Calculs, alertes et suivi budgétaire
Trois colonnes sont calculées automatiquement sur les 120 lignes. Le nombre de jours avant l’événement correspond à la différence entre sa date et la date prévue de l’action. L’écart budgétaire correspond au coût réel diminué du budget prévu.
L’alerte peut afficher Date réalisée manquante, Clôturée, Date manquante, En retard, Échéance proche ou À venir. Son résultat dépend des informations saisies, du statut, de la date du jour et de l’horizon défini dans Paramètres.
Cas pratique avec l’événement fictif du classeur
Le cas pratique fictif porte sur « Forum Horizon Pro », une rencontre professionnelle prévue le 20 novembre 2026. Sa campagne d’exemple s’étend du 15 août au 4 décembre 2026, avec un budget de communication de 5 000 € et un horizon d’alerte de 7 jours.
Les premières lignes illustrent notamment le cadrage des messages et l’annonce de la date. Elles associent une phase, un canal, un public fictif, un rôle responsable, des dates et des montants. Ces contenus servent uniquement d’exemple et doivent être remplacés avant une utilisation opérationnelle.
Erreurs fréquentes et solutions
- Dépasser 120 actions sans étendre le tableau entraîne une couverture incomplète des formules, validations et indicateurs. Il faut prolonger ensemble le tableau, les trois colonnes calculées et les plages de la synthèse.
- Une date extérieure à la campagne est refusée par la validation. Vérifiez les dates de début et de fin dans Paramètres avant de corriger la date prévue ou réalisée.
- Une action marquée Terminé sans date réalisée déclenche l’alerte correspondante. Renseignez la date réelle dans la colonne prévue à cet effet.
- L’ajout d’un canal dans Listes ne met pas automatiquement à jour la répartition affichée dans Synthèse. Adaptez la plage de validation et la zone de synthèse.
Comparaison des quatre feuilles du classeur
Chaque feuille répond à un besoin distinct. Cette comparaison permet d’identifier où configurer la campagne, saisir les actions, consulter les résultats ou modifier les valeurs proposées.
| Feuille | Usage principal | Contenu notable |
|---|---|---|
| Synthèse | Contrôler l’activité | Indicateurs, budgets, alertes, avancement et répartition par canal |
| Paramètres | Définir la campagne | Événement, dates, budget et horizon d’alerte |
| Calendrier | Planifier et suivre | 120 lignes d’action, validations et colonnes automatiques |
| Listes | Encadrer les choix | Phases, canaux, statuts et priorités autorisés |
Périmètre et personnalisation du modèle
Le fichier contient six canaux, sept phases, cinq statuts et trois niveaux de priorité. Les listes peuvent être adaptées, mais leurs plages de validation doivent rester cohérentes avec la feuille Calendrier.
Le classeur ne contient ni graphique, ni diagramme de Gantt, ni fonction d’envoi ou de publication. Les alertes temporelles utilisent la date du jour et peuvent donc évoluer lors de l’ouverture ou du recalcul du fichier.
Questions fréquentes
Combien d’actions peut-on planifier dans ce calendrier Excel ?
La feuille Calendrier prévoit 120 lignes d’action, de la ligne 4 à la ligne 123. Au-delà, il faut étendre le tableau, les formules, les validations et les plages utilisées par la synthèse.
Quels canaux de communication sont disponibles ?
Les six canaux proposés sont Courriel, Réseau professionnel, Site internet, Affichage, Relations médias et Interne.
Comment le fichier signale-t-il une action en retard ?
Une action non clôturée est indiquée comme En retard lorsque sa date prévue est antérieure à la date du jour. Les échéances proches dépendent du nombre de jours défini dans Paramètres.
Peut-on suivre le budget de chaque action ?
Oui. Chaque ligne comprend un budget prévu et un coût réel. Le classeur calcule leur écart, tandis que la synthèse totalise les montants renseignés.
Le modèle contient-il des graphiques ou un diagramme de Gantt ?
Non. La feuille Synthèse présente des indicateurs calculés et une répartition par canal, mais le classeur ne contient aucun graphique ni diagramme de Gantt.
Les informations d’événement déjà saisies sont-elles réelles ?
Non. « Forum Horizon Pro », les publics, les notes et les premières actions visibles constituent un exemple fictif destiné à illustrer le fonctionnement du calendrier.
À propos des auteurs
Aline BressonOrganisation événementielle et parcours d’utilisation
Julien MoreauStructure des classeurs et lecture des calculs
