Ce tableur Excel sert à préparer l’ordre du jour événementiel d’un comité de pilotage. Il centralise les sujets à examiner, leur priorité, leur pilote fonctionnel, le résultat attendu, leur durée et leur niveau de préparation.
La feuille de calcul séquence les points maintenus et alimente une synthèse de contrôle avant diffusion. Les dix lignes préchargées, l’intitulé de démonstration, les dates et les durées sont fictifs : ils doivent être adaptés à la séance réelle.
Ce que ce tableau aide à suivre
- Centraliser les sujets du comité de pilotage dans une table unique
- Répartir le temps disponible entre les points maintenus
- Clarifier le pilote et le résultat attendu de chaque séquence
- Repérer les échéances, préparations et alertes à traiter
Contenu du classeur
Commencer à l’utiliser
Renseigner les paramètres de la séance
Dans la feuille Paramètres, remplacer l’intitulé fictif, les dates, les horaires, la durée proposée et le seuil d’échéance proche. Les cellules jaunes sont indiquées comme modifiables.
Recenser les points à traiter
Dans Ordre_du_jour, compléter une ligne par sujet avec son thème, sa priorité, son type, son pilote fonctionnel, le résultat attendu, le support requis et la durée prévue.
Qualifier la préparation
Saisir l’échéance de préparation, sélectionner son état et ajouter les notes internes nécessaires. Le statut Maintenu permet d’intégrer un point renseigné aux principaux calculs de la séance.
Contrôler avant diffusion
Consulter la feuille Synthèse pour vérifier le nombre de points retenus, la durée totale, la fin prévue, les décisions ou arbitrages, les alertes ouvertes et la préparation indiquée comme prête.
Un classeur Excel organisé en quatre feuilles
Le fichier comprend les feuilles Synthèse, Ordre_du_jour, Paramètres et Listes. La table tODJ occupe la plage A8:P108 et propose 100 lignes de saisie. La feuille Paramètres rassemble les informations de séance, tandis que Listes fournit les valeurs utilisées dans les menus déroulants.
Les informations à saisir pour chaque point
Chaque ligne peut préciser le statut, la priorité, le thème, le point à traiter, le type, le pilote fonctionnel, le résultat attendu, le support requis, la durée, l’échéance, l’état de préparation et les notes internes. Les colonnes N°, Début planifié, Fin planifiée et Alerte contiennent des calculs étendus jusqu’à la ligne 108.
Les contrôles disponibles dans la synthèse
La feuille Synthèse présente six contrôles : les points maintenus, leur durée totale, la fin prévue, le nombre de décisions ou arbitrages, les alertes ouvertes et la proportion de lignes maintenues indiquées comme prêtes. Les calculs de volume et de durée retiennent les points maintenus dont l’intitulé est renseigné.
Cas pratique avec les données fictives du fichier
Dans le cas fictif préchargé, le comité est daté du 15 septembre 2026, avec une date de référence au 8 septembre 2026. Le créneau proposé va de 09:00 à 10:30, soit 90 minutes, et le seuil d’échéance proche est fixé à trois jours.
Une ligne d’exemple prévoit une ouverture de cinq minutes, classée Information, avec Coordination comme pilote et « Cadre et objectifs partagés » comme résultat attendu. Si cette ligne reste maintenue et renseignée, sa durée contribue au total et au séquencement calculé. Ces valeurs doivent être remplacées ou confirmées avant utilisation.
Erreurs fréquentes et solutions
Conserver les dates ou l’intitulé de démonstration peut rendre l’ordre du jour inadapté : il faut commencer par mettre à jour Paramètres. Une durée manquante empêche de fiabiliser le séquencement ; chaque point retenu doit donc recevoir une durée comprise entre 1 et 180 minutes.
Ne pas écraser les formules des colonnes calculées ni les sources techniques Q à W sans vérifier leurs dépendances. Pour éviter une synthèse incomplète, renseigner aussi le point à traiter, le pilote, le résultat attendu, l’échéance et l’état de préparation avant la diffusion.
Comparaison des statuts de l’ordre du jour
La comparaison des statuts aide à distinguer les sujets retenus de ceux qui ne doivent pas alimenter les principaux indicateurs.
| Statut | Interprétation | Effet sur les principaux indicateurs | Usage conseillé |
|---|---|---|---|
| Maintenu | Point conservé pour la séance | Pris en compte lorsqu’il répond aux critères des formules, notamment avec un point à traiter renseigné pour les volumes et durées | Construire l’ordre du jour retenu |
| Reporté | Point différé à une autre séance | Exclu des calculs réservés aux points maintenus | Conserver la trace d’un sujet à reprogrammer |
| Supprimé | Point retiré de la séance | Exclu des calculs réservés aux points maintenus | Identifier un sujet abandonné sans effacer immédiatement sa ligne |
Vérifications avant la diffusion
Avant d’envoyer l’ordre du jour, vérifier que la durée totale respecte la durée proposée, que la fin prévue reste compatible avec l’heure cible et que chaque décision ou arbitrage dispose d’un résultat attendu explicite. Les alertes renseignées avec une valeur différente de OK sont comptées comme ouvertes dans la synthèse.
Il convient enfin de confirmer les pilotes, les supports requis et les échéances. Le classeur ne contient aucun graphique : le contrôle repose sur la table, les mises en forme conditionnelles et les indicateurs textuels ou chiffrés.
Questions fréquentes
Combien de points l’ordre du jour Excel peut-il contenir ?
La table tODJ prévoit 100 lignes de saisie, de la ligne 9 à la ligne 108. Le classeur indique que dix lignes préchargées sont des exemples entièrement fictifs.
Quels types de points sont proposés ?
La liste prévoit quatre types : Information, Discussion, Décision et Arbitrage.
Quels statuts peut-on attribuer aux sujets ?
Les choix disponibles sont Maintenu, Reporté et Supprimé. Les principaux calculs de la séance reposent sur les lignes ayant le statut Maintenu.
Les horaires sont-ils calculés automatiquement ?
Oui. Les colonnes Début planifié et Fin planifiée utilisent des formules fondées sur l’heure de début, le statut des points et les durées saisies.
Que faut-il modifier avant d’utiliser le fichier ?
Il faut remplacer l’intitulé de démonstration, les dates, les horaires et les hypothèses de durée dans Paramètres, puis vérifier les points, pilotes, résultats attendus, échéances et alertes.
Peut-on adapter les listes déroulantes ?
Les valeurs sources se trouvent dans la feuille Listes. Leur adaptation dans les plages existantes est possible, mais l’ajout de valeurs supplémentaires peut nécessiter de modifier les plages techniques et les validations associées.
À propos des auteurs
Aline BressonOrganisation événementielle et parcours d’utilisation
Julien MoreauStructure des classeurs et lecture des calculs
